Обязательные реквизиты в документе

Необходимость документа, его функция и обязательные элементы

Документ — это носитель, в котором зафиксирован факт. Может быть создан в бумажном виде или электронно.

Функция документа: фиксировать факт (сделки, происшествия, события и прочее — протокол, акт) Это может быть выражение воли человека ( например, заявление), это может быть выражение воли двух сторон ( например, договор), и прочие которые только может стерпеть бумага.

У каждого события есть данные или детали, которые присущи именно этому конкретному событию, и, которые, при необходимости, есть возможность идентифицировать и проверить, и это:

1. Дата
2. Место
3. Номер документа
4. Автор фиксации
5. Описание (кто участники, что случилось, когда, при каких обстоятельствах, другие детали)
6. Участники, и конкретно, их имя, фамилия, статус, подпись.

~ Если в документе присутствуют все данные, позволяющие проверить зафиксированный в нем факт, то этот документ можно использовать как доказательство случившегося или факта, иными словами — у него есть юридическая сила.

~ ~ Есть в документе нет данных, позволяющих выяснить необходимые обстоятельства, то такая бумага не может считаться документом, так как у него не будет юридической силы. Т. е. на основании такого документа невозможно установить факт, и использовать его в качестве доказательства. Это может привести к невозможности защитить собственные интересы и права в будущем. Поэтому, для того, чтобы у документа была юридическая сила, необходимы как минимум следующие реквизиты:

1. Дата (день, месяц, год, при необходимости время)
2. Место составления документа (город, при необходимости улица)
3. Номер (для фирм это особенно важно, потому что, если обнаружится подделка какого-либо документа, то по порядку нумерации можно определить действительно ли этот документ выдала конкретная фирма*)
4. Автор документа (обычно в верхней части документа, его составитель)
5. Описание (кто участники, что случилось, когда, при каких обстоятельствах, другие детали)
6. Участники, и конкретно, их имя, фамилия, статус, собственноручная или надежная электронная подпись (для юридического лица важно указать должность - LINK)

При этом, для того, чтобы у документа была юридическая сила, его необязательно составлять только на компьютере. Если указаны все реквизиты и понятно, что именно в нем рассказывается, то документ можно составить и от руки. Бывает, что иногда неожиданно и срочно нужно составить документ, поэтому следует всегда иметь с собой ручку и бумагу.

Документ для нужд бухгалтерии

Для бухгалтера документ является основанием для записи (регистрации) сделки в бухгалтерском регистре. Нет документа— нет записи. Следовательно, документ должен быть в наличии физически, и при этом соответствовать таким критериям:

1) иметь юридическую силу (согласно нормативному регулирования государств, в котором происходит сделка) в общем. Если сделка произошла без документа, либо документ оформлен неправильно, такой дефект можно быть основанием для признания самой сделки недействительной, или ее могут оспорить как несостоявшуюся. Бумага без юридической силы - не документ.

Вывод: если у документа нет юридической силы, он может быть оспорен в суде, и сделку могут признать фиктивной. Такой риск возникает не только с точки зрения нарушения бухгалтерских нормативных актов оформления документов, но и коммерческих или гражданских отношений.

Например, есть риск, что клиент может не заплатить за товар, если на документе (накладной) в момент приема-передачи товара клиенту, никто не поставил подпись о получении товара, или невозможно установить личность персоны которая товар приняла (нет имени, фамилия, должности). Товар по такой накладной можно оспорить в суде как неполученный.

ЧЕКЛИСТ Перед тем, как принять документ к бухгалтерскому учету следует удостовериться, есть ли у него юридическая сила, т. е. можно ли с его помощью проследить, была ли сделка совершена реально, и можно ли ее идентифицировать /проверить.

2) соответствовать нормам законов о бухгалтерском учете. Практически в любой стране существуют свои требования о ведении бухгалтерского учета. В одной стране может быть крайне важным и необходимым то, что необязательно в другой. В правилах ( обычно в нормативных актах, к примеру заког о бух. учете или пояснениям от налоговой администрации) указан список реквизитов, который обязателен для приема к учету документов в данной стране.

3) соответствовать нормам закона о налоговом учете. В некоторых странах и отраслях существуют дополнительные требования к оформлению документов, для того, чтобы они соответствовало нормам закона. Более строгие требования обычно присущи товарам, для которых необходим строжайший учет ( акцизным категориям: топливо, алкоголь и др., чтобы фиксировать их передвижение и не допустить недоимку ), а также в рамках законов о добавленной стоимости (нормативные акты о НДС). Если в документе не включены дополнительные данные согласно таким налоговым актам, то принимать к учету такой документ нельзя, даже есть у него есть юридическая сила (пункт чеклиста №1 )и он корректен с точки зрения норм бухгалтерских законов (пункт чеклиста №2). Например, для того, чтобы счет считался налоговым с точки зрения закона об НДС, в нем должны быть указаны номер налогоплательщика из регистра НДС. Подробнее тут LINK.

Документ, который 
имеет юридическую силу
содержит все реквизиты согласно нормам бухгалтерского учета 
содержит все реквизиты согласно нормам налогового учета (при необходимости, в отдельных случаях!)
называется первичным оправдательным документом.
На основании такого документа можно делать записи в бухгалтерских регистрах.