Обязательные реквизиты в документах
Необходимость документа, его функция и обязательные элементы
Документ — это носитель, в котором зафиксирован факт. Может быть создан в бумажном виде или электронно.
Функция документа: фиксировать факт (сделки, происшествия, события и прочее — протокол, акт) Это может быть выражение воли человека ( например, заявление), это может быть выражение воли двух сторон ( например, договор), и прочие которые только может стерпеть бумага.
У каждого события есть данные или детали, которые присущи именно этому конкретному событию, и, которые, при необходимости, есть возможность идентифицировать и проверить, и это:
~ Если в документе присутствуют все данные, позволяющие проверить зафиксированный в нем факт, то этот документ можно использовать как доказательство случившегося или факта, иными словами — у него есть юридическая сила.
~ ~ Есть в документе нет данных, позволяющих выяснить необходимые обстоятельства, то такая бумага не может считаться документом, так как у него не будет юридической силы. Т. е. на основании такого документа невозможно установить факт, и использовать его в качестве доказательства. Это может привести к невозможности защитить собственные интересы и права в будущем. Поэтому, для того, чтобы у документа была юридическая сила, необходимы как минимум следующие реквизиты:
При этом, для того, чтобы у документа была юридическая сила, его необязательно составлять только на компьютере. Если указаны все реквизиты и понятно, что именно в нем рассказывается, то документ можно составить и от руки. Бывает, что иногда неожиданно и срочно нужно составить документ, поэтому следует всегда иметь с собой ручку и бумагу.
Документ для нужд бухгалтерии
Для бухгалтера документ является основанием для записи (регистрации) сделки в бухгалтерском регистре. Нет документа— нет записи. Следовательно, документ должен быть в наличии физически, и при этом соответствовать таким критериям:
1) иметь юридическую силу (согласно нормативному регулирования государств, в котором происходит сделка) в общем. Если сделка произошла без документа, либо документ оформлен неправильно, такой дефект можно быть основанием для признания самой сделки недействительной, или ее могут оспорить как несостоявшуюся. Бумага без юридической силы - не документ.
Вывод: если у документа нет юридической силы, он может быть оспорен в суде, и сделку могут признать фиктивной. Такой риск возникает не только с точки зрения нарушения бухгалтерских нормативных актов оформления документов, но и коммерческих или гражданских отношений.
Например, есть риск, что клиент может не заплатить за товар, если на документе (накладной) в момент приема-передачи товара клиенту, никто не поставил подпись о получении товара, или невозможно установить личность персоны которая товар приняла (нет имени, фамилия, должности). Товар по такой накладной можно оспорить в суде как неполученный.
ЧЕКЛИСТ Перед тем, как принять документ к бухгалтерскому учету следует удостовериться, есть ли у него юридическая сила, т. е. можно ли с его помощью проследить, была ли сделка совершена реально, и можно ли ее идентифицировать /проверить.
2) соответствовать нормам законов о бухгалтерском учете. Практически в любой стране существуют свои требования о ведении бухгалтерского учета. В одной стране может быть крайне важным и необходимым то, что необязательно в другой. В правилах ( обычно в нормативных актах, к примеру заког о бух. учете или пояснениям от налоговой администрации) указан список реквизитов, который обязателен для приема к учету документов в данной стране.
3) соответствовать нормам закона о налоговом учете. В некоторых странах и отраслях существуют дополнительные требования к оформлению документов, для того, чтобы они соответствовало нормам закона. Более строгие требования обычно присущи товарам, для которых необходим строжайший учет ( акцизным категориям: топливо, алкоголь и др., чтобы фиксировать их передвижение и не допустить недоимку ), а также в рамках законов о добавленной стоимости (нормативные акты о НДС). Если в документе не включены дополнительные данные согласно таким налоговым актам, то принимать к учету такой документ нельзя, даже есть у него есть юридическая сила (пункт чеклиста №1 )и он корректен с точки зрения норм бухгалтерских законов (пункт чеклиста №2). Например, для того, чтобы счет считался налоговым с точки зрения закона об НДС, в нем должны быть указаны номер налогоплательщика из регистра НДС. Подробнее тут LINK.
Функция документа: фиксировать факт (сделки, происшествия, события и прочее — протокол, акт) Это может быть выражение воли человека ( например, заявление), это может быть выражение воли двух сторон ( например, договор), и прочие которые только может стерпеть бумага.
У каждого события есть данные или детали, которые присущи именно этому конкретному событию, и, которые, при необходимости, есть возможность идентифицировать и проверить, и это:
- Дата
- Место
- Номер документа
- Автор фиксации
- Описание (кто участники, что случилось, когда, при каких обстоятельствах, другие детали)
- Участники, и конкретно, их имя, фамилия, статус, подпись.
~ Если в документе присутствуют все данные, позволяющие проверить зафиксированный в нем факт, то этот документ можно использовать как доказательство случившегося или факта, иными словами — у него есть юридическая сила.
~ ~ Есть в документе нет данных, позволяющих выяснить необходимые обстоятельства, то такая бумага не может считаться документом, так как у него не будет юридической силы. Т. е. на основании такого документа невозможно установить факт, и использовать его в качестве доказательства. Это может привести к невозможности защитить собственные интересы и права в будущем. Поэтому, для того, чтобы у документа была юридическая сила, необходимы как минимум следующие реквизиты:
- Дата (день, месяц, год, при необходимости время)
- Место составления документа (город, при необходимости улица)
- Номер (для фирм это особенно важно, потому что, если обнаружится подделка какого-либо документа, то по порядку нумерации можно определить действительно ли этот документ выдала конкретная фирма*)
- Автор документа (обычно в верхней части документа, его составитель)
- Описание (кто участники, что случилось, когда, при каких обстоятельствах, другие детали)
- Участники, и конкретно, их имя, фамилия, статус, собственноручная или надежная электронная подпись (для юридического лица важно указать должность - LINK)
При этом, для того, чтобы у документа была юридическая сила, его необязательно составлять только на компьютере. Если указаны все реквизиты и понятно, что именно в нем рассказывается, то документ можно составить и от руки. Бывает, что иногда неожиданно и срочно нужно составить документ, поэтому следует всегда иметь с собой ручку и бумагу.
Документ для нужд бухгалтерии
Для бухгалтера документ является основанием для записи (регистрации) сделки в бухгалтерском регистре. Нет документа— нет записи. Следовательно, документ должен быть в наличии физически, и при этом соответствовать таким критериям:
1) иметь юридическую силу (согласно нормативному регулирования государств, в котором происходит сделка) в общем. Если сделка произошла без документа, либо документ оформлен неправильно, такой дефект можно быть основанием для признания самой сделки недействительной, или ее могут оспорить как несостоявшуюся. Бумага без юридической силы - не документ.
Вывод: если у документа нет юридической силы, он может быть оспорен в суде, и сделку могут признать фиктивной. Такой риск возникает не только с точки зрения нарушения бухгалтерских нормативных актов оформления документов, но и коммерческих или гражданских отношений.
Например, есть риск, что клиент может не заплатить за товар, если на документе (накладной) в момент приема-передачи товара клиенту, никто не поставил подпись о получении товара, или невозможно установить личность персоны которая товар приняла (нет имени, фамилия, должности). Товар по такой накладной можно оспорить в суде как неполученный.
ЧЕКЛИСТ Перед тем, как принять документ к бухгалтерскому учету следует удостовериться, есть ли у него юридическая сила, т. е. можно ли с его помощью проследить, была ли сделка совершена реально, и можно ли ее идентифицировать /проверить.
2) соответствовать нормам законов о бухгалтерском учете. Практически в любой стране существуют свои требования о ведении бухгалтерского учета. В одной стране может быть крайне важным и необходимым то, что необязательно в другой. В правилах ( обычно в нормативных актах, к примеру заког о бух. учете или пояснениям от налоговой администрации) указан список реквизитов, который обязателен для приема к учету документов в данной стране.
3) соответствовать нормам закона о налоговом учете. В некоторых странах и отраслях существуют дополнительные требования к оформлению документов, для того, чтобы они соответствовало нормам закона. Более строгие требования обычно присущи товарам, для которых необходим строжайший учет ( акцизным категориям: топливо, алкоголь и др., чтобы фиксировать их передвижение и не допустить недоимку ), а также в рамках законов о добавленной стоимости (нормативные акты о НДС). Если в документе не включены дополнительные данные согласно таким налоговым актам, то принимать к учету такой документ нельзя, даже есть у него есть юридическая сила (пункт чеклиста №1 )и он корректен с точки зрения норм бухгалтерских законов (пункт чеклиста №2). Например, для того, чтобы счет считался налоговым с точки зрения закона об НДС, в нем должны быть указаны номер налогоплательщика из регистра НДС. Подробнее тут LINK.
Тонкости терминологии. Если в документе, подтверждающим сделку, не указан номер налогоплательщика НДС, и другие реквизиты согласно закону о НДС, то такой счет нельзя называть НАЛОГОВЫМ. Налоговый счет - это счет, в котором указан налог. Если предприятие не платит НДС, т.е. оно не зарегистрирован в регистре налогоплательщиков НДС, то оно не может указывать налог и другие реквизиты, относящиеся к закону о НДС.
Дополнительные реквизиты в документах могут указываться по согласованию сторон.
К примеру, нужен ли номер банковского счета? Например, в Латвии ни один закон - ни бухгалтерский, ни налоговый не требует указывать номер банковского счета в документе. Но, в некоторых случаях это может создать риски в системе внутреннего контроля LINK.
Документ, который
имеет юридическую силу
содержит все реквизиты согласно нормам бухгалтерского учета
содержит все реквизиты согласно нормам налогового учета (при необходимости, в отдельных случаях!)
называется первичным оправдательным документом.
На основании такого документа можно делать записи в бухгалтерских регистрах.