Отчет о прибыли или убытках 1

Отчет о прибыли или убытках* – это часть финансовой отчетности за определенный период на определенную дату. Обычно этот период охватывает календарный год и, чаще всего, совпадает с отчетным годом.

Отчет обязательно составляется раз в год (обычно на 31 декабря)за календарный год — с 1 января по 31 декабря, это необходимо по закону; в этом случае отчет о прибылях или убытках входит в состав годового финансового отчета

Тем не менее, есть случаи, когда индивидуальный отчетный год компании не совпадает с календарным. В таком случае отчетный период, а также дата, на которую составляется отчет, будут другими. Если отчет входит в состав годовой финансовой отчетности, обязательной для подачи в государственные структуры, то он является публичным и не содержит конфиденциальной информации.

Отчет может составляться и чаще - для собственных нужд: для анализа затрат, контроля бюджета, получения кредита или гарантийной страховки для обеспечения сделок. В это случае отчет охватывает меньший период, чем отчетный год ( месяц, четверть года, полгода), его принято называть оперативным. Оперативный отчет о прибылях или убытках не является публичным и может содержать конфиденциально коммерческую тайну. Поэтому при составлении такого документа обычно указывают цель подготовки документа и делают отметку об ограничении его распространения.

Так как доходы и расходы – это результат всей деятельности предприятия, отчет о прибыли или убытках – это отчет о финансовом результате компании за определенный период на определенную дату, подробно раскрывающий доходы и расходы.

Все доходы и расходы компании включаются в ОПУ. Далее рассмотрим ОПУ, в котором доходы и расходы сгруппированы по видам функций. Но перед этим следует определить, что такое функция доходов и расходов?

Функция – это роль/действие, которую выполняет человек или предмет. В данном случае функция – это роль доходов и расходов, их значение в общей структуре, иными словами, работа, которую они выполняют в общей системе достижения общей цели.

ОПУ состоит из нескольких блоков, которые сгруппированы по функциям доходов и расходов.

Существует всего лишь 5 групп (видов) доходов и расходов. В таблице 1 указаны виды доходов и расходов, а также их название (может быть несколько вариантов названий) в контексте этих видов.

таблица 1

Формуляр ОПУ логичен по своему строению. В каждой стране форма может выглядеть по-разному, но его экономическая логика по сути не меняется, что дает возможность понять его интуитивно, не владея языком страны. Он всегда построен по принципу "от главного".

Цель любой организации – достижение или генерация прибыли. Это возможно в условиях экономической активности, то есть это хозяйственной деятельности. Таким образом, основное и главное средство достижения прибыли – операции в ходе хозяйственной деятельности. Но не все операции, которые происходят в рамках хозяйственной деятельности относятся к основной деятельности предприятия.

Операции как события бывают разные, а так как в бухгалтерии всё по полочкам, то каждую операцию нужно рассмотреть отдельно и "поместить" в положенную (соответствующую) группу. Этот процесс распределения доходов и расходов "по полочкам" называется классификацией – делением на классы.

Основная деятельность формирует основной показатель. Прочая деятельность формирует прочие показатели.

В бизнес среде ежедневную деятельность (сделки, события и прочее) называют также операционной деятельностью компании ("операционкой"). Поэтому, когда говорят об операционной прибыли, подразумевают показатель разницы между выручкой и себестоимостью, она же валовая прибыль. Но с точки зрения финансов важно понимать, что не все ежедневные операции являются частью основной деятельности, и их нужно отделять от основного потока.

Пример.
Фирма занимается торговлей ягод. Она скупает ягоды у частных лиц, пакует их, и поставляет в магазины. Это является основной (операционной) деятельностью этого предприятия. Очевидна прямая связь (что купили, то и продали). Если эта фирма покупает новый компьютер для нужд офиса, и продает старый, то доход от продажи старого компьютера будет отображаться в группе "прочие доходы", а сумма покупки нового в "административные расходы".

Почему так?

• доход от продажи старого компьютера это не выручка от основной деятельности, а прочий доход. Потому что по своей сути этот приток хоть и является доходом, НО произошел не в результате основной деятельности предприятия (продажа ягод), поэтому его функция в данный момент в контексте конкретного предприятия – относится к категории прочих.
• сумма покупка нового компьютера по своей сути является расходом предприятия. По своей экономической сути компьютер будет использоваться в офисе для внутренних нужд, т.е. для управления общими процессами на фирме, например, для делопроизводства. Поэтому функция такого расхода – административная.

Отнесение доходов и расходов к группам ОПУ зависит от того, чем занимается предприятие. Чтобы классифицировать расходы необходимо понимать род деятельности и специфику каждого конкретного предприятия. Но факторы и условия, в которых работают предприятия, да и сами предприятия настолько разные, как и сами люди. Маловероятно, что на свете могут быть два идентичных во всем человека. Аналогично и в предпринимательской среде не может существовать два полностью одинаковых предприятия. По этой причине невозможно создать условия учета, которые были бы одинаковые для всех.

Например, для магазина расходы по приобретению холодильника могут считаться затратами по продажам, тогда, как, для архитектурного бюро приобретение холодильника для хранение обедов сотрудников будут "прочими расходами" и, скорее всего, несвязанными с хозяйственной деятельностью.

Каждая из 5 групп ОПУ состоит из элементов, которые называются статьи. Например, первая группа, в которой собираются только доходы и расходы от прямой хозяйственной деятельности состоит только из двух статей:

1. Выручка (нетто-оборот)
2. Себестоимость

Чем дальше каждая следующего группа от главного показателя, тем меньше она связана с основным показателем экономической активности и тем дальше отходит на дальний план. Самая последняя группа ОПУ (см. таблицу 1) – чрезвычайные доходы или расходы, – которые имеют случайный, стихийный характер, т.е. могут появиться только в экстренных случаях. В ходе обычной деятельности полагаться на появление таких чрезвычайных доходов или расходов не стоит, поэтому эта группа находится на самом последнем месте.

Фактически – чем ближе к началу ОПУ, тем прямее связь с основной деятельностью.

Прямая связь – та, что прослеживается очевидно и идентифицируется (распознается без глубокого анализа) по отношению к основной хозяйственной деятельности.

Чем дальше от начала и ближе к концу ОПУ, тем характер расходов становится более общим. Такая общая связь называется косвенной – ее сложно напрямую проследить и/или идентифицировать, т.е. прямо рассчитать по отношению к результатам основной деятельности. Высчитать такую связь можно математически с помощью пропорции, но для этого надо иметь четкие данные (без оправдательных документов записи в бухгалтерских регистрах запрещены). Например, если зарплата секретаря 2000 евро в месяц, и половину месяца она занимается рекламой – делает рекламные ролики в ИИ, и помещает их в социальных сетях, то на основании отчета/рабочего табеля отработанных часов, нужно отразить 1000 евро в группе "затраты на продажу", а 1000 евро в группе "административные расходы".

Пример косвенной связи расходов; функции управления – они же административные расходы.

1. местоположение – то, что покупается и продается (без этого нет воможности ничего рекламировать и администрировать)
2. местоположение – реклама того, что продается (как наиболее близкая связанное действие с купленным для продажи товаром, купленный товар нужно рекламировать, чтобы продать; если нет товара для продажи, рекламировать, следовательно, нечего)
3. местоположение – управление товарооборотом и процессом продаж – администрирование (если нет товара или расходов на продажу – администировать нечего)
4. местоположение – иное, прочее

Зачитывать между собой (суммировать, вычитать и производить прочие манипуляции, в том числе взаимозачеты) между статьями доходов и расходов из разных групп!

Пример на изображении 1.

Может возникнуть вопрос, почему бы не показать только разницу сделки купли-продажи компьютерав одной группе, скажем, административных или прочих расходов. Ведь характер сделки схож – покупается и продается компьютер для бухгалтерских нужд. Тем не менее, две операции отображены в отдельных группах.

Объяснение: в финансовой отчетности всё по полочкам – потому, что в будущем разделенные по функциям блоки могут быть использованы для анализа в других разрезах и нуждах; и если в одной группе появится только разница сделки, то теряются детализированные данные, и вместе с тем возможности для анализа и принятия множества управленческих решений (возможно отдел закупок зохочет проанализировать сколько было потрачено на приобретение компьютеров для нужд офиса за год, он сможет взять статью из соответствующей группы. Если отдел закупок желает сделать анализ того, сколько получилось выручить за продажу старой техники, то данные уже готовы)

Изображение 1

Пример 1:
Директор предприятия – небольшого продовольственного магазина – работает вместе с ещё одним продавцом в собственном магазине; в паре, или посменно. Зарплата директора 3000 евро. При условии (они могут быть разными), что половину времени он проводит за прилавком как продавец, то было бы ошибкой отображать всю сумму зарплаты в группе функции "административные затраты", так как минимум половина его зарплаты точно приходится на группу функции "затраты на продажу".

Таким образом, в ОПУ зарплата директора будет разделена на разные статьи в разных группах.

Доля зарплаты за управление группа "административные затраты" 1500 евро будет показана; доля зарплаты за работу продавцом группа "затраты на продажу" составляет 1500 евро,

Логичный вопрос: как определить степень значимости (весомости) при котором необходимо разделять затраты по разным группам. Такие решения принимаются в контексте каждого отдельно взятого предприятия. На практике суммы, которые в процентуальном соотношении превышают 10 % от суммы всех затрат по функции – считаются значимыми (может быть и 5, и 15%). Также порог значимости может привязываться к обороту компании. Иногда эти правила есть в законодательстве страны регистрации предприятия.

Пример 2:
Директор предприятия – небольшого продовольственного магазина – работает вместе с ещё одним продавцом в собственном магазине; в паре, или посменно. Зарплата директора 3000 евро. При условии (они могут быть разными), что половину времени он проводит за прилавком как продавец, то было бы ошибкой отображать всю сумму зарплаты в группе функции "административные затраты", так как минимум половина его зарплаты точно приходится на группу функции "затраты на продажу".

Таким образом, в ОПУ зарплата директора будет разделена на разные статьи в разных группах.

Доля зарплаты за управление группа "административные затраты" 1500 евро будет показана; доля зарплаты за работу продавцом группа "затраты на продажу" составляет 1500 евро,
Например, нужно определить примерную степень значимости статьи для зарплат на примере директора магазина. Если статья "зарплаты" в группе "затраты по продажам" за год составляет 50000 евро, то при пороге в 10 %, всё, что выше 5000 евро будет значимым для принятия решения.

Если принять, что доля, которая приходится на часть зарплаты директора (300 евро в месяц x 12), в сумме 3600 евро за год, то таким разделением можно пренебречь. Потому что на общем фоне сумм оборота или затрат, возможно, такая излишняя детализация в учете обойдется дороже, чем полезные данные (данные, пригодные для принятия решения. Излишняя детализация иногда больше вредит, чем приносит пользу).

продолжение следует

АУДИО ВЕРСИЯ - бесплатное прослушивание ( 5.42 мин) Не забудьте подписаться